provodnik
АдминистраторНоменклатура дел при ликвидации организации: передача в архив
Ликвидация организации — это не только увольнение сотрудников и сдача баланса, но и ответственная работа с кадровыми документами, которые подлежат длительному хранению (до 75 лет). Именно при ликвидации многие предприниматели совершают ошибки: бросают документы, сдают их в архив неправильно или теряют вовсе. А ведь за утрату кадровых документов даже после закрытия компании могут оштрафовать, а сотрудники, которым нужны справки для пенсии, не смогут подтвердить стаж. Разбираемся, как правильно сформировать номенклатуру дел при ликвидации и передать кадровые документы на хранение.
1. Почему важна правильная передача кадровых документов при ликвидации
Кадровые документы (личные карточки, приказы о приёме и увольнении, трудовые договоры, лицевые счета) имеют срок хранения 75 лет. Даже после того как компания прекратила существование, бывшие сотрудники имеют право запросить эти документы для подтверждения стажа, расчёта пенсии, получения справок.
Последствия неправильной передачи документов:
| Последствие | Описание |
| Штрафы | Руководителя или ликвидатора могут привлечь к административной ответственности за утрату документов (штраф до 5 000 ₽ на должностное лицо, а при повторных нарушениях — до 40 000 ₽) |
| Уголовная ответственность | Если утрата документов повлекла невозможность подтвердить трудовой стаж для начисления пенсии, возможно возбуждение дела по ст. 324 УК РФ (сокрытие информации о трудовом стаже) |
| Гражданские иски | Бывшие сотрудники могут взыскать компенсацию за невозможность подтвердить стаж или оформить пенсию |
| Проблемы при проверках | Ликвидацию могут приостановить до выяснения судьбы документов |
Вывод: Кадровые документы нельзя выбрасывать, оставлять в арендованном офисе или просто «передавать знакомому». Нужен чёткий регламентированный порядок.
2. Какие кадровые документы подлежат передаче
При ликвидации организации в архив передаются все документы по личному составу, срок хранения которых не истёк.
2.1 Документы длительного хранения (75 лет)
Эти документы передаются в архив в обязательном порядке.
| Документ | Примечание |
| Личные карточки (форма Т-2) | В том числе на уволенных ранее сотрудников |
| Трудовые договоры и дополнительные соглашения | За весь период деятельности организации |
| Приказы о приёме, переводе, увольнении | За весь период (по годам) |
| Лицевые счета, расчётные ведомости | За весь период |
| Личные дела руководителей | Хранятся постоянно |
| Журналы регистрации трудовых договоров, приказов | За весь период |
| Документы по воинскому учёту (карточки формы №10) | За весь период |
2.2 Документы краткого срока хранения (5 лет)
Эти документы могут не передаваться, если срок их хранения на момент ликвидации истёк. Если не истёк — передаются.
| Документ | Срок хранения |
| Приказы о предоставлении отпусков | 5 лет |
| Приказы о командировках | 5 лет |
| Табели учёта рабочего времени | 5 лет (если нет вредных условий — 75) |
| Графики отпусков | 1 год (после исполнения) |
| Журналы учёта (справочные) | 3-5 лет |
2.3 Документы по ликвидации
Документы, создаваемые в процессе ликвидации, также передаются в архив.
| Документ | Срок хранения |
| Приказы о ликвидации организации | Постоянно |
| Приказы об увольнении сотрудников в связи с ликвидацией | 75 лет |
| Протоколы заседаний ликвидационной комиссии | 5 лет |
| Акт о передаче документов в архив | 3 года |
3. Подготовка документов к передаче: формирование номенклатуры дел
Перед передачей документов необходимо привести их в порядок. Это включает:
3.1 Инвентаризацию и систематизацию
- Проверьте наличие всех дел, которые должны быть (по номенклатуре дел организации).
- Выявите утраченные или повреждённые документы (составьте акт).
- Разложите документы по годам и по видам (приказы, личные карточки, трудовые договоры).
3.2 Оформление дел (подшивка, нумерация, обложки)
Каждое дело (папка) должно быть оформлено по правилам архива:
- Листы дела пронумерованы (кроме листа-заверителя и внутренней описи).
- Дело прошито (если это предусмотрено требованиями принимающего архива).
- На обложке дела указаны: наименование организации, заголовок дела (например, «Приказы по личному составу, 2024 год»), год, срок хранения, количество листов.
3.3 Составление описей дел
Для каждого вида документов составляется опись.
| Вид описи | Содержание |
| Опись дел по личному составу | Включает дела с документами по личному составу (приказы, личные карточки, трудовые договоры) |
| Опись дел долговременного хранения | Включает дела со сроками хранения свыше 10 лет (но не по личному составу) |
| Опись дел временного хранения | Включает дела со сроками хранения до 10 лет (если они передаются в архив) |
Форма описи: Свободная, но обычно включает порядковый номер, индекс дела, заголовок, даты, количество листов, срок хранения, примечание.
3.4 Составление номенклатуры дел (сводной)
Если в организации ранее не было номенклатуры дел, её необходимо составить при ликвидации. Она понадобится для передачи дел в архив.
Что указать в номенклатуре:
- Индекс дела.
- Заголовок дела (что входит в папку).
- Количество томов.
- Срок хранения (со ссылкой на статью Перечня).
- Примечание (например, «передано в архив»).
4. Куда передавать документы: варианты
Выбор места передачи зависит от того, есть ли у организации правопреемник и какого типа архив принимает документы.
4.1 Если есть правопреемник
При реорганизации (а не ликвидации) документы передаются правопреемнику.
- Правопреемник обязан обеспечить сохранность и дальнейшее хранение документов.
- Передача оформляется актом приёма-передачи дел.
4.2 Если правопреемника нет (ликвидация)
Документы по личному составу подлежат передаче в государственный или муниципальный архив по месту нахождения организации.
Порядок действий:
- Заключить договор с архивом о приёме документов (согласовать состав, объём, сроки).
- Подготовить документы согласно требованиям архива (подшивка, нумерация, описи).
- Подписать акт приёма-передачи документов.
Важно: Задолго до завершения ликвидации свяжитесь с архивом и узнайте их требования. Подготовка может занять несколько месяцев.
4.3 Хранение через специализированную организацию
Если архив по каким-то причинам не принимает документы (загружен, нет договорённости), можно заключить договор на хранение со специализированной коммерческой организацией (архивное хранилище). Однако это не освобождает от обязанности в дальнейшем передать документы в государственный архив (по требованию).
4.4 Что запрещено делать
- Выбрасывать документы с неистекшим сроком хранения.
- Оставлять их в арендованном офисе.
- Передавать «на хранение» без документов физическому лицу.
- Самостоятельно уничтожать документы с истекшим сроком (необходим акт и комиссия).
5. Пошаговая инструкция по передаче документов в архив
| Шаг | Действие | Срок / ответственный |
| 1 | Назначить ответственного за работу с документами при ликвидации (это может быть член ликвидационной комиссии) | На этапе начала ликвидации |
| 2 | Провести инвентаризацию кадровых документов (выявить наличие, повреждения, утраты) | В течение 1 месяца после начала ликвидации |
| 3 | Привести документы в порядок (систематизировать, подшить, пронумеровать, оформить обложки) | По мере выявления дел |
| 4 | Составить описи дел (по личному составу, долговременного и временного хранения) | До передачи в архив |
| 5 | Связаться с архивом (государственным или муниципальным) по месту нахождения организации, уточнить требования и сроки | За 3–6 месяцев до окончания ликвидации |
| 6 | Заключить договор с архивом о приёме документов (при необходимости) | По согласованию с архивом |
| 7 | Передать документы по описи в архив, подписать акт приёма-передачи | До момента внесения записи о ликвидации в ЕГРЮЛ |
| 8 | Уведомить СФР и другие ведомства о месте хранения документов (для пенсионных прав сотрудников) | После передачи |
6. Особенности передачи электронных документов (КЭДО)
Если организация вела кадровое делопроизводство в электронном виде (КЭДО), то при ликвидации электронные документы также подлежат передаче.
Что нужно сделать:
- Обеспечить выгрузку всех электронных документов (приказов, договоров, личных карточек) в формат, пригодный для долговременного хранения (PDF/A или XML с УКЭП).
- Записать на физический носитель (диск, флешку) или передать через защищённый канал в архив (если архив принимает электронные документы).
- Составить опись электронных дел (с указанием имён файлов, дат, вида документа).
- В акте приёма-передачи указать, что документы переданы в электронном виде.
Важно: При передаче электронных документов необходимо обеспечить возможность проверки электронной подписи на длительный срок (например, вместе с файлами передаются сертификаты УКЭП). Если архив не принимает электронные документы, их потребуется распечатать (с визуализацией подписи) и передать на бумаге.
7. Ответственность за нарушение правил передачи документов
| Нарушение | Ответственность |
| Непередача документов в архив | Штраф на должностное лицо до 5 000 ₽ (ст. 13.20 КоАП РФ), при повторном нарушении — до 40 000 ₽ |
| Утрата документов | Административная и (в отдельных случаях) уголовная ответственность; гражданские иски бывших сотрудников |
| Отказ в выдаче документов бывшему сотруднику после ликвидации (если документы не сданы) | Штраф до 5 000 ₽, обязательство возместить моральный вред |
8. Частые ошибки при ликвидации
| Ошибка | Последствие | Как избежать |
| «Документы никому не нужны, можно выбросить» | Штрафы, иски, невозможность подтвердить стаж сотрудников | Изучить сроки хранения и порядок передачи |
| «Сдам в архив позже, когда будет время» | Архив может отказать в приёме после ликвидации (или принять, но за плату) | Заняться документами на раннем этапе |
| «Передам документы знакомому бухгалтеру» | Документы могут затеряться, не иметь юридической силы | Передавать только в архив по договору |
| «Электронные документы не нужно передавать» | Утрата юридически значимой информации | Выгрузить и передать вместе с бумажными |
| «Не составлял описи — и так понятно» | Архив не примет документы без описей | Составить описи по установленной форме |
9. Как «Проводник» помогает с подготовкой и передачей документов при ликвидации
Компания «Проводник» оказывает полное сопровождение ликвидации организации в части кадровых документов.
Наши услуги:
- Аудит кадровых документов перед ликвидацией.
- Систематизация и оформление дел (подшивка, нумерация, описи).
- Восстановление утраченных документов (помощь в оформлении дубликатов).
- Подготовка номенклатуры дел и описей.
- Взаимодействие с архивом (договоры, согласование сроков, подача).
- Передача документов в архив (выезд специалиста).
- Уведомление СФР и других органов о месте хранения документов.
Оставьте заявку на сайте, и мы поможем правильно завершить кадровую часть ликвидации вашего бизнеса.
