Кадровое дело в 2026 году: основные изменения и актуальные требования

2026 год принёс кадровикам и руководителям ряд важных изменений в законодательстве, которые напрямую влияют на ведение кадрового учёта, оформление документов и взаимодействие с контролирующими органами. Одни изменения упрощают процессы (например, расширение КЭДО, упрощение воинского учёта), другие — добавляют новые обязанности (ужесточение ответственности, новые сроки отчётности). Разбираемся, что именно изменилось с 1 января и в течение 2026 года, и как адаптировать к этому кадровую работу в компании.

1. Обзор ключевых изменений 2026 года

Все изменения можно разделить на несколько блоков:

Блок	Суть изменений	Дата вступления
Кадровый электронный документооборот (КЭДО)	Расширение перечня документов для КЭДО, упрощение перехода	С 1 января 2026
Воинский учёт	Новые формы карточек, изменение сроков отчётности, электронное взаимодействие	С 1 марта 2026
Охрана труда	Новые правила обучения, электронные журналы инструктажей	С 1 января 2026
Ответственность	Увеличение штрафов за отсутствие документов и нарушения в кадровом учёте	С 1 января 2026
Персональные данные	Ужесточение требований к согласиям, новые сроки уведомления Роскомнадзора	С 1 марта 2026
Отчётность	Новые формы ЕФС-1, изменение сроков сдачи	С 1 января 2026

2. Изменения в кадровом электронном документообороте (КЭДО)

2.1 Расширение перечня документов

С 1 января 2026 года перечень документов, которые можно перевести в электронный вид, расширен. Теперь в КЭДО можно оформлять:

• Уведомления об изменении условий трудового договора по инициативе работодателя.
• Уведомления о сокращении (с подтверждением получения сотрудником).
• Согласия на обработку персональных данных (в электронном виде с УКЭП).
• Документы по воинскому учёту (при технической возможности системы).

2.2 Упрощение перехода

Раньше для перехода на КЭДО требовалось получить письменное согласие каждого сотрудника. С 1 января 2026 года:

• Достаточно закрепить переход в локальном нормативном акте (Положение о КЭДО).
• Сотрудник вправе отказаться (подав письменное заявление). Для отказавших сохраняется бумажный документооборот.
• Новые сотрудники информируются о КЭДО при приёме на работу; отказ также возможен.

2.3 Требования к системе КЭДО

Система КЭДО должна обеспечивать:

• Подписание документов УКЭП.
• Фиксацию даты и времени подписания.
• Невозможность внесения изменений после подписания.
• Разграничение прав доступа.
• Резервное копирование.
• Возможность выгрузки на бумагу по требованию проверяющих.

Действие: За несоблюдение этих требований (например, использование простой электронной подписи) — приравнивается к отсутствию документа. Штрафы такие же, как за отсутствие бумажного документа.

3. Изменения в воинском учёте

С 1 марта 2026 года вступили в силу обновлённые правила ведения воинского учёта в организациях.

3.1 Новая форма личной карточки (форма №10)

Утверждена новая форма карточки воинского учёта. Основные отличия:

• Добавлены поля для указания электронной почты и номера телефона сотрудника (для оперативного оповещения).
• Уточнены коды категорий годности (в соответствии с новым перечнем болезней).
• Добавлен раздел о прохождении военных сборов (с указанием дат).

Что делать: Все новые сотрудники (военнообязанные) с 1 марта 2026 года должны заводиться по новой форме. Для действующих сотрудников карточки можно не переоформлять, но при внесении изменений (например, смена места жительства) рекомендуется использовать новый бланк.

3.2 Электронное взаимодействие с военкоматами

С 1 марта 2026 года военкоматы переходят на преимущественно электронный обмен данными:

• Отчёты можно направлять через портал «Госуслуги» или специальный сервис (при наличии технической возможности).
• Запросы от военкоматов также поступают в электронном виде.
• Срок ответа на электронный запрос — 5 рабочих дней (вместо 10 ранее).

Исключение: Если у организации нет технической возможности (или локальный акт запрещает электронный обмен), допускается бумажный вариант, но с уведомлением военкомата.

3.3 Изменение сроков сдачи отчётности

Отчёт	Прежний срок	Новый срок (с 2026)
Сведения о гражданах, подлежащих призыву	До 1 ноября	До 15 октября
Сведения об изменении семейного положения, места жительства	В течение 14 дней	В течение 7 рабочих дней
Сведения о приёме и увольнении военнообязанных	До 15 числа следующего месяца	До 10 числа следующего месяца

4. Изменения в охране труда

С 1 января 2026 года действуют новые правила обучения по охране труда.

4.1 Электронные журналы инструктажей

Теперь допускается ведение журналов инструктажей исключительно в электронном виде (без дублирования на бумаге) при соблюдении условий:

• Система фиксирует дату и время проведения инструктажа.
• Электронная подпись ответственного и обучаемого (допускается простая ЭП, если это предусмотрено локальным актом).
• Невозможность редактирования задним числом.
• Регулярное резервное копирование.

4.2 Новые программы обучения

Утверждены типовые программы обучения по охране труда для разных категорий работников (офисные сотрудники, производственный персонал, руководители). Организации могут использовать типовые программы или разрабатывать свои, но с обязательным учётом базовых требований.

Срок: До 1 июля 2026 года необходимо привести программы обучения в соответствие с новыми требованиями.

4.3 Ужесточение ответственности

Штрафы за отсутствие журналов инструктажей увеличены:

Нарушение	Штраф на должностное лицо / ИП (было)	Штраф на должностное лицо / ИП (стало)
Отсутствие журнала вводного инструктажа	5 000 – 10 000 ₽	10 000 – 20 000 ₽
Отсутствие программ обучения	10 000 – 20 000 ₽	20 000 – 30 000 ₽

5. Изменения в работе с персональными данными

С 1 марта 2026 года вступили в силу поправки в Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных».

5.1 Новые требования к согласию

• Согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным (нельзя «одним согласием» разрешить все виды обработки).
• Обязательно указывать срок действия согласия (если не указан — 1 год).
• При обработке специальных категорий данных (биометрия, расовая принадлежность и др.) требуется отдельное согласие.

Что делать: Пересмотреть форму согласия, актуализировать их для действующих сотрудников (если старое согласие не соответствует требованиям — запросить новое).

5.2 Уведомление Роскомнадзора

При создании или изменении базы персональных данных (в том числе при переходе на новую кадровую программу или КЭДО) необходимо уведомить Роскомнадзор.

• Срок уведомления: 30 дней (было 15 рабочих дней).
• Штраф за неуведомление: до 100 000 рублей.

5.3 Хранение и уничтожение

• Уточнены сроки хранения согласий (после увольнения сотрудника согласия хранятся 3 года, если иное не предусмотрено договором).
• Порядок уничтожения персональных данных (по истечении срока или при отзыве согласия) должен быть закреплён в локальном акте.

6. Изменения в кадровой отчётности

С 1 января 2026 года действуют обновлённые формы и сроки сдачи отчётности.

6.1 ЕФС-1 (новая форма)

В форме ЕФС-1 (единая форма сведений в Социальный фонд России) изменились коды категорий застрахованных лиц и порядок заполнения раздела «Сведения о трудовой деятельности».

Что изменилось:

• Добавлены новые коды для сотрудников, работающих в районах Крайнего Севера.
• Уточнены коды для иностранных граждан.
• Раздел о трудовой деятельности дополнен полем для указания электронной почты сотрудника (при наличии).

6.2 Новые сроки

Отчёт	Прежний срок	Новый срок
ЕФС-1 (при приёме)	Не позднее следующего рабочего дня	Не позднее дня, следующего за днём издания приказа
ЕФС-1 (при увольнении)	Не позднее следующего рабочего дня	Не позднее дня увольнения
Сведения о застрахованных лицах (СЗВ-М отменена, теперь в составе ЕФС-1)	До 15 числа	До 20 числа

7. Увеличение штрафов за нарушения в кадровом учёте

С 1 января 2026 года значительно выросли штрафы по многим статьям КоАП РФ, связанным с кадровым делопроизводством.

Нарушение	Прежний штраф на организацию	Новый штраф на организацию
Отсутствие трудового договора	50 000 – 100 000 ₽	80 000 – 150 000 ₽
Нарушение порядка ведения трудовых книжек	30 000 – 50 000 ₽	50 000 – 80 000 ₽
Отсутствие локальных нормативных актов (ПВТР, положение об оплате труда)	30 000 – 50 000 ₽	50 000 – 80 000 ₽
Непредоставление отчётности в СФР	500 – 1 000 ₽ (за каждый документ)	1 000 – 2 000 ₽ (за каждый документ)
Нарушение правил воинского учёта	до 50 000 ₽	до 80 000 ₽

8. План действий для кадровой службы на 2026 год

Чтобы привести кадровое делопроизводство в соответствие с новыми требованиями, рекомендуем выполнить следующие шаги:

Шаг	Действие	Срок
1	Провести аудит локальных нормативных актов на соответствие изменениям (ПВТР, положение о КЭДО, положение о персональных данных)	До 30 апреля 2026
2	Обновить формы документов: трудовые договоры, дополнительные соглашения, согласия на обработку ПДн	До 30 апреля 2026
3	Привести в соответствие карточки воинского учёта (форма №10) для новых сотрудников	С 1 марта 2026 (постоянно)
4	Настроить систему КЭДО (если переходите) под новые требования	До перехода
5	Обновить программы обучения по охране труда	До 1 июля 2026
6	Проверить и актуализировать учётные данные для отчётности в СФР (особенно коды категорий)	Ежеквартально
7	Провести обучение кадровых сотрудников по новым правилам	До 30 июня 2026
8	Пересмотреть должностные инструкции кадровиков с учётом новых обязанностей	До 30 сентября 2026

9. Как «Проводник» помогает адаптироваться к изменениям

Компания «Проводник» предлагает комплексную поддержку кадровых служб в условиях меняющегося законодательства.

Наши услуги:

• Аудит кадрового делопроизводства — проверка на соответствие новым требованиям 2026 года.
• Актуализация документов — обновление шаблонов приказов, трудовых договоров, локальных нормативных актов.
• Помощь в переходе на КЭДО — выбор системы, настройка, обучение.
• Сопровождение воинского учёта — заполнение новых форм, сдача отчётности.
• Полное ведение кадрового учёта — аутсорсинг с гарантией соответствия законодательству.

Оставьте заявку на сайте, чтобы получить консультацию по изменениям 2026 года и составить план адаптации для вашей компании.