provodnik
АдминистраторНоменклатура дел кадровой службы: как составить и утвердить + готовый образец
Номенклатура дел кадровой службы — это обязательный внутренний документ, который систематизирует все документы, формируемые в процессе работы с персоналом. Без него сложно обеспечить порядок в кадровом архиве, быстро находить нужные бумаги и готовиться к проверкам. Для кадровика номенклатура дел — это своего рода карта, показывающая, какие документы, в каком порядке и как долго должны храниться. Разбираемся, как правильно составить этот документ, какие разделы в него включить и как им пользоваться на практике.
1. Что такое номенклатура дел кадровой службы и зачем она нужна
Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел (папок), формируемых в кадровой службе организации, с указанием сроков их хранения. По сути, это опись того, из чего состоит кадровый архив.
Зачем нужна номенклатура дел:
- Упорядочивание документов. Без чёткой структуры бумаги накапливаются хаотично, что затрудняет их поиск и использование.
- Определение сроков хранения. Номенклатура фиксирует, сколько лет должен храниться каждый вид документа — 75 лет для личных карточек или 5 лет для приказов об отпусках.
- Подготовка к передаче в архив. При ликвидации организации или при сдаче документов на государственное хранение номенклатура становится основой для описей дел.
- Контроль за формированием дел. Она помогает кадровику не пропустить создание обязательных папок и своевременно подшивать в них документы.
- Основа для электронного архива. При переходе на КЭДО номенклатура дел становится структурой для организации хранения электронных документов.
Обязательность номенклатуры дел:
Для кадровой службы номенклатура дел является рекомендуемым, а не строго обязательным документом для всех организаций. Однако на практике без неё невозможно выстроить системное хранение документов. Для крупных компаний и государственных учреждений её наличие — обязательное требование. Для малого бизнеса номенклатура упрощает работу и готовит компанию к потенциальным проверкам.
2. Виды номенклатуры дел в кадровой службе
В зависимости от масштаба организации и способа ведения учёта выделяют несколько видов номенклатуры.
| Вид номенклатуры | Суть | Когда применяется |
| Сводная | Единый документ, охватывающий все дела всей организации (включая кадровые, бухгалтерские, административные). | В малых и средних организациях, где документооборот не слишком велик. |
| Примерная | Рекомендуемый перечень дел, разработанный вышестоящей организацией или отраслевым органом. | Как основа для разработки индивидуальной номенклатуры. |
| Индивидуальная | Перечень дел, разработанный конкретной организацией с учётом её специфики. | Основной вид для большинства компаний. |
| Электронная | Структура хранения электронных документов в системе кадрового учёта (КЭДО, облачные сервисы, 1С). | При переходе на безбумажный документооборот. |
Для кадровой службы обычно разрабатывается либо сводная номенклатура (если компания небольшая), либо отдельный раздел в общей номенклатуре дел организации.
3. Структура и содержание номенклатуры дел кадровой службы
Грамотно составленная номенклатура дел включает несколько обязательных реквизитов и логически выстроенную структуру.
3.1 Какие разделы включать в номенклатуру
В номенклатуру дел кадровой службы обычно включаются следующие разделы (группы документов):
| Раздел | Что входит |
| Распорядительные документы | Приказы по личному составу (приём, увольнение, перевод, отпуска, командировки) |
| Договорная документация | Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним |
| Учётные формы | Личные карточки (форма Т-2), штатное расписание, графики отпусков, табели учёта рабочего времени |
| Документы по воинскому учёту | Личные карточки (форма №10), переписка с военкоматом, отчёты |
| Журналы учёта и регистрации | Журнал учёта личных дел, журнал регистрации трудовых договоров, журнал учёта движения трудовых книжек |
| Документы по охране труда | Журналы инструктажей, протоколы проверки знаний, программы обучения |
| Отчётность | Сведения в Социальный фонд (ЕФС-1), статистические отчёты, сведения о численности |
| Документы длительного хранения | Лицевые счета работников, справки о заработной плате (если формируются) |
3.2 Образец формы номенклатуры дел
Форма номенклатуры дел обычно представляет собой таблицу со следующими графами:
| Индекс дела | Заголовок дела (тома) | Количество дел (томов) | Срок хранения дела и номер статьи по перечню | Примечание |
| 01-01 | Приказы директора по личному составу (приём, увольнение, перевод) | 1 том в год | 75 лет (ст. 22.1) | Формируются по годам |
| 01-02 | Приказы о предоставлении отпусков | 1 том в год | 5 лет (ст. 22.2) | Формируются по годам |
| 01-03 | Личные карточки работников (форма Т-2) | 5 томов | 75 лет (ст. 23) | Расположены по алфавиту |
| 01-04 | Трудовые договоры и дополнительные соглашения | 2 тома | 75 лет (ст. 22.1) | Формируются по годам |
| 01-05 | Журнал регистрации трудовых договоров | 1 том | 75 лет (ст. 23) | Заводится на год |
| 01-06 | Табели учёта рабочего времени | 12 томов (по месяцам) | 5 лет | При тяжёлых условиях — 75 лет |
Пояснения к таблице:
- Индекс дела — условное обозначение, часто включает номер структурного подразделения и порядковый номер дела (например, 01 — кадровая служба, 02 — номер дела).
- Заголовок дела — краткое наименование группы документов, объединённых по одному признаку.
- Количество дел — прогноз того, сколько папок (томов) будет сформировано за год.
- Срок хранения — указывается в годах со ссылкой на статью Перечня типовых управленческих архивных документов (утверждён приказом Росархива № 236).
- Примечание — отмечаются особенности формирования (например, «электронный вид», «с отметкой об ознакомлении»).
4. Пошаговая инструкция по составлению номенклатуры дел
Этап 1. Изучение документооборота кадровой службы
Перечислите все виды документов, которые создаются в процессе работы с персоналом. Учтите:
- документы при приёме, увольнении, переводе;
- документы по отпускам, командировкам, больничным;
- учётные формы (Т-2, табели, графики отпусков);
- журналы регистрации;
- документы по воинскому учёту;
- документы по охране труда.
Этап 2. Группировка документов в заголовки дел
Сгруппируйте близкие по смыслу документы в логические блоки. Важно помнить:
- Разделяйте разные сроки хранения. Нельзя в одну папку помещать приказы об увольнении (75 лет) и приказы об отпусках (5 лет).
- Формируйте по годам. Большинство кадровых документов группируются в дела за один календарный год.
- Учитывайте объём документов. Если документов много, один заголовок может быть разбит на несколько томов (например, личные карточки по алфавиту).
Этап 3. Определение сроков хранения
Сроки хранения берутся из Перечня типовых управленческих архивных документов (утверждён приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 с изменениями на 2024 год). Основные сроки для кадровых документов:
| Документ | Срок хранения |
| Приказы о приёме, переводе, увольнении | 75 лет |
| Личные карточки работников | 75 лет |
| Трудовые договоры, допсоглашения | 75 лет |
| Лицевые счета, расчётные ведомости | 75 лет |
| Приказы о предоставлении отпусков, командировках | 5 лет |
| Табели учёта рабочего времени | 5 лет (75 лет при вредных условиях) |
| Журналы инструктажей по охране труда | 45 лет (или 75 лет) |
| Переписка с военкоматом | 5 лет |
Этап 4. Заполнение таблицы и присвоение индексов
Заполните форму таблицы, как показано в образце выше. Индексы дел должны быть уникальными.
Этап 5. Согласование и утверждение
Номенклатура дел кадровой службы согласовывается:
- с руководителем организации;
- с архивной службой (если она есть);
- с ответственным за делопроизводство.
Утверждается документ руководителем компании. Срок утверждения — до конца текущего года, чтобы номенклатура вступила в силу с 1 января следующего года.
Этап 6. Ведение и корректировка
В течение года в номенклатуру можно вносить изменения: добавлять новые дела, уточнять заголовки, отмечать завершённые дела.
5. Типичные ошибки при составлении номенклатуры дел
| Ошибка | Последствие | Как избежать |
| Смешивание документов с разными сроками хранения | Неправильное уничтожение документов или захламление архива ненужными бумагами | Группировать дела строго по срокам хранения |
| Отсутствие ссылок на статьи перечня | Непонятно, на каком основании установлен срок | Всегда указывать номер статьи из Перечня |
| Слишком укрупнённые заголовки | В одной папке оказываются разнородные документы, сложно ориентироваться | Дробить крупные разделы на несколько дел |
| Нет разбивки по годам | В одной папке документы за несколько лет — нарушение порядка | Формировать дела за календарный год |
| Игнорирование электронных дел | При переходе на КЭДО электронные документы не систематизированы | Создавать отдельный раздел или параллельную номенклатуру для электронного архива |
6. Номенклатура дел при переходе на КЭДО
Если компания переходит на кадровый электронный документооборот (КЭДО), номенклатура дел не отменяется, а дополняется. Электронные документы также требуют систематизации и учёта.
Что меняется:
- Появляются электронные «дела» — разделы в облачном хранилище или папки в системе КЭДО.
- Индексы дел сохраняются, но вместо физических папок создаются виртуальные.
- Журналы регистрации ведутся в электронном виде.
- Сроки хранения не меняются.
Рекомендация: Для каждого электронного дела заведите отдельную папку (каталог) в системе и назовите её по индексу и заголовку из номенклатуры. Это обеспечит преемственность и простоту поиска.
7. Образец номенклатуры дел кадровой службы (скачать)
Готовый образец номенклатуры дел для кадровой службы можно адаптировать под свою организацию.
Пример (фрагмент) для организации численностью до 100 человек:
| Индекс | Заголовок дела | Срок хранения |
| 01-01 | Приказы по личному составу (приём, увольнение, перевод) | 75 лет |
| 01-02 | Приказы о предоставлении отпусков | 5 лет |
| 01-03 | Личные карточки работников (форма Т-2) | 75 лет |
| 01-04 | Трудовые договоры и дополнительные соглашения | 75 лет |
| 01-05 | Журнал регистрации трудовых договоров | 75 лет |
| 01-06 | График отпусков | 1 год (после исполнения) |
| 01-07 | Табели учёта рабочего времени | 5 лет |
| 01-08 | Личные карточки воинского учёта (форма №10) | 75 лет |
| 01-09 | Журнал вводного инструктажа по охране труда | 45 лет |
| 01-10 | Переписка с военкоматом | 5 лет |
Этот образец можно доработать под специфику вашей компании, добавив разделы по кадровому резерву, аттестации, внутренним расследованиям и другим процессам.
Заключение
Номенклатура дел кадровой службы — это не «очередная бумажка», а практический инструмент, который помогает кадровику держать под контролем весь документооборот. Она упрощает поиск документов, готовит компанию к проверкам и служит основой для долгосрочного хранения кадровых документов. Разработать её несложно, если следовать чёткому алгоритму и опираться на установленные сроки хранения. Компания «Проводник» помогает клиентам выстраивать систему кадрового учёта с нуля и под ключ — включая разработку номенклатуры дел, переход на электронный документооборот (КЭДО) и консультирование по вопросам архива. Оставьте заявку, и мы предложим решение, которое упорядочит вашу кадровую документацию.
