Приказы в кадровом деле: оформление и хранение

Приказы по личному составу — одни из самых массовых и важных документов в кадровом делопроизводстве. Именно они фиксируют все значимые изменения в трудовой биографии сотрудника: приём, перевод, увольнение, отпуск, командировку, поощрение или взыскание. Ошибки в оформлении приказов могут привести к штрафам при проверках, проблемам при увольнении и даже к судебным спорам. Разбираемся, какие бывают приказы, как их правильно оформлять и сколько лет хранить.

1. Что такое приказ по личному составу и чем он отличается от приказа по основной деятельности

Приказ — это правовой акт, издаваемый руководителем организации для решения основных и оперативных задач. В кадровой сфере приказы делятся на две большие группы.

Вид приказа	Что регулирует	Примеры
Приказы по личному составу	Трудовые отношения с конкретными сотрудниками	Приём, перевод, увольнение, отпуск, командировка, поощрение, взыскание
Приказы по основной деятельности	Работу организации в целом (не связаны с персоналом индивидуально)	Утверждение планов, графиков, назначение ответственных за проекты, изменения в структуре

Ключевое отличие: Приказы по личному составу касаются конкретных людей и их трудовых прав, поэтому они имеют более длительные сроки хранения и более строгие требования к оформлению (обязательное ознакомление сотрудника под подпись).

2. Виды приказов по личному составу

Все приказы по личному составу можно разделить на несколько категорий в зависимости от содержания и срока хранения.

2.1 Приказы длительного срока хранения (75 лет)

Эти приказы связаны с ключевыми событиями в трудовой биографии сотрудника.

Вид приказа	Унифицированная форма	Что фиксирует
О приёме на работу	Т-1 (на одного сотрудника), Т-1а (на нескольких)	Факт начала трудовых отношений, должность, оклад, испытательный срок
О переводе на другую работу	Т-5	Изменение должности, подразделения, размера оплаты
Об увольнении	Т-8 (на одного), Т-8а (на нескольких)	Прекращение трудового договора (основание, дата)
Об изменении оплаты труда	Нет унифицированной формы	Повышение или снижение оклада, изменение надбавок
О поощрении (награждении)	Т-11 (на одного), Т-11а (на нескольких)	Объявление благодарности, выдача премии, награждение
О дисциплинарном взыскании	Нет унифицированной формы	Замечание, выговор, строгий выговор

2.2 Приказы краткого срока хранения (5 лет)

Эти приказы связаны с временными событиями, не влияющими на основные сведения о трудовой деятельности.

Вид приказа	Унифицированная форма	Что фиксирует
О предоставлении отпуска	Т-6 (на одного), Т-6а (на нескольких)	Ежегодный, учебный, административный отпуск
О направлении в командировку	Т-9 (на одного), Т-9а (на нескольких)	Служебное задание, сроки, место командировки
О совмещении профессий	Нет унифицированной формы	Выполнение дополнительной работы без освобождения от основной
О замещении	Нет унифицированной формы	Исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника

2.3 Приказы, связанные с охраной труда

Эти приказы могут храниться от 5 до 75 лет в зависимости от содержания (рекомендуется хранить 45-75 лет).

Вид приказа	Что фиксирует
О назначении ответственных за охрану труда	Закрепление обязанностей за конкретными лицами
О проведении инструктажей	График и порядок обучения
О создании комиссии по расследованию несчастного случая	Состав комиссии, сроки расследования

3. Структура и реквизиты приказа

Любой приказ (унифицированной или свободной формы) должен содержать определённый набор реквизитов.

3.1 Обязательные реквизиты

Реквизит	Где указывается	Пример
Наименование организации	В шапке документа	Общество с ограниченной ответственностью «Проводник»
Наименование вида документа	Под наименованием организации	ПРИКАЗ
Дата	Ниже наименования, слева или справа	15.03.2026
Регистрационный номер	Рядом с датой или ниже	№ 24-к
Заголовок к тексту	Перед текстом, начинается с «О» или «Об»	О приёме на работу
Текст	Основная часть	ПРИКАЗЫВАЮ: Принять Иванову И.И. …
Подпись руководителя	После текста, слева	Генеральный директор ___________ А.А. Смирнов
Отметка об ознакомлении	Ниже подписи (или на обороте)	С приказом ознакомлен: ___________ И.И. Иванова, 15.03.2026

3.2 Особенности текста приказа

Текст приказа состоит из двух частей:

1. Констатирующая (преамбула) — основание для издания приказа (номер и дата документа-основания, причина). Для приказов о приёме — «В связи с заключением трудового договора…», для приказов об увольнении — «В связи с расторжением трудового договора по инициативе работника…».
2. Распорядительная — начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ» (для приказов по личному составу часто используют «ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и т.д.). Затем перечисляются конкретные действия с указанием сроков и ответственных.

Пример текста приказа о приёме:

ПРИНЯТЬ:

• Иванову Ирину Ивановну в отдел продаж на должность менеджера с 15 марта 2026 года с окладом 50 000 (Пятьдесят тысяч) рублей в месяц.
• Установить испытательный срок 3 (три) месяца.
  Основание: трудовой договор от 15.03.2026 № 24.

4. Унифицированные формы: обязательны или нет?

Ранее были обязательны формы, утверждённые Постановлением Госкомстата № 1 (Т-1, Т-2, Т-5, Т-6, Т-8 и др.). С 1 января 2013 года коммерческие организации вправе разрабатывать собственные формы кадровых документов, однако они должны содержать все обязательные реквизиты первичного учётного документа (ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ).

На практике большинство компаний продолжают использовать унифицированные формы (или их слегка модифицированные версии), потому что:

• Они хорошо структурированы и удобны.
• Их легко проверять инспекторам ГИТ.
• Меньше риска что-то упустить.

Для приказов по личному составу унифицированные формы разработаны для большинства ситуаций. Рекомендуется использовать их или создавать собственные на их основе.

5. Порядок оформления приказа

Пошаговая инструкция для кадровика:

Этап 1. Подготовка основания

Любой приказ должен иметь основание:

Приказ	Основание
О приёме на работу	Трудовой договор
О переводе	Дополнительное соглашение, заявление сотрудника
Об увольнении	Заявление сотрудника (по собственному желанию), соглашение сторон, акт о нарушении (по инициативе работодателя)
Об отпуске	График отпусков, заявление сотрудника
О командировке	Служебная записка, заявка руководителя подразделения
О поощрении	Представление руководителя подразделения
О взыскании	Акт о нарушении, объяснительная записка, служебная записка

Этап 2. Составление проекта приказа

Кадровик (или секретарь) готовит проект приказа на основе унифицированной формы или шаблона. Заполняет все поля: фамилию, должность, оклад, даты, основания.

Этап 3. Согласование (при необходимости)

В некоторых организациях приказы визируют юрист, главный бухгалтер, начальник отдела кадров. Это зависит от внутреннего регламента.

Этап 4. Подписание руководителем

Приказ подписывает руководитель организации (или уполномоченное лицо). Дата подписания становится датой издания приказа.

Этап 5. Регистрация в журнале

Приказу присваивается регистрационный номер и вносится запись в журнал регистрации приказов по личному составу (отдельно от приказов по основной деятельности). Нумерация приказов по личному составу ведётся в пределах календарного года (или другого отчётного периода).

Этап 6. Ознакомление сотрудника

Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под подпись. Отметка об ознакомлении может быть:

• на самом приказе (ниже подписи руководителя);
• в отдельном журнале ознакомления;
• через систему КЭДО (электронная подпись).

Срок ознакомления: Приказы о приёме, переводе, увольнении — в течение 3 рабочих дней. Приказы об отпуске — за 2 недели до начала (одновременно с уведомлением). Приказы о командировке — до отъезда.

Этап 7. Подшивка в дело

Исполненный приказ подшивается в соответствующее дело (папку) в хронологическом порядке. Приказы с разными сроками хранения формируются в отдельные дела.

6. Особенности электронных приказов (КЭДО)

При переходе на кадровый электронный документооборот (КЭДО) приказы оформляются в электронном виде.

Требования к электронному приказу:

• Подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя.
• Сотрудник «ознакамливается» путём проставления своей УКЭП или иного подтверждения (например, нажатием кнопки «Ознакомлен» в системе, что фиксируется в журнале).
• Система должна обеспечивать неизменность документа (защиту от редактирования), фиксацию даты подписания и ознакомления.
• При проверке ГИТ может потребоваться распечатанная копия с визуальной подписью (порядок действий прописывается в локальном нормативном акте).

Преимущества электронных приказов:

• Экономия времени на распечатку, подписание, рассылку.
• Автоматическая регистрация в электронном журнале.
• Мгновенное ознакомление удалённых сотрудников.
• Удобный поиск и хранение.

7. Хранение приказов: сроки и организация

Вид приказов	Срок хранения	Где хранятся
О приёме, переводе, увольнении, поощрении, взыскании, изменении оплаты	75 лет	В сейфе или запирающемся шкафу (в бумажном виде) / в защищённой системе (в электронном)
О предоставлении отпуска, командировке, совмещении	5 лет	В отдельной папке (можно в том же месте, но с пометкой о сроке хранения)
Охрана труда и смежные	45-75 лет	Отдельное дело

Правила хранения бумажных приказов:

• Приказы формируются в дела (папки) по годам.
• Внутри дела — в хронологическом порядке (по датам).
• Дела нумеруются, прошиваются (при необходимости).
• На обложке указывается: наименование организации, название дела («Приказы по личному составу», «Приказы о предоставлении отпусков»), год, срок хранения.

Правила хранения электронных приказов:

• Резервное копирование (регулярное, автоматическое).
• Разграничение прав доступа.
• Защита от несанкционированного доступа.
• Возможность выгрузки на бумагу по требованию.

8. Типичные ошибки при оформлении приказов

Ошибка	Последствие	Как избежать
Отсутствие даты на приказе	Невозможно определить, когда произошло событие	Всегда проставлять дату подписания
Нет основания для издания приказа	При проверке могут признать приказ необоснованным	Указывать документ-основание (договор, заявление, акт)
Сотрудник не ознакомлен с приказом	При споре сложно доказать, что он знал о приказе	Получать подпись сотрудника об ознакомлении
Приказы с разными сроками хранения в одной папке	Сложно уничтожить приказы с истекшим сроком, есть риск уничтожить нужные	Формировать отдельные дела для приказов, хранящихся 75 лет и 5 лет
Нет регистрации в журнале	Теряется учёт, сложно найти приказ по номеру	Вести журнал регистрации приказов
Исправления в приказе не заверены	Могут признать недействительным	Исправления оформлять по правилам или переиздавать приказ

9. Ответственность за нарушения

Нарушение	Штраф на должностное лицо / ИП	Штраф на организацию
Отсутствие обязательных реквизитов в приказе	от 5 000 до 10 000 ₽	от 30 000 до 50 000 ₽
Отсутствие подписи сотрудника об ознакомлении	от 5 000 до 10 000 ₽	от 30 000 до 50 000 ₽
Нарушение сроков хранения (утрата приказов)	до 40 000 ₽	до 200 000 ₽
Несвоевременное издание приказа (например, при увольнении)	от 5 000 до 10 000 ₽	от 30 000 до 50 000 ₽

10. Как «Проводник» помогает с приказами в кадровом деле

Компания «Проводник» предлагает помощь в оформлении, учёте и хранении кадровых приказов.

Наши услуги:

• Разработка шаблонов приказов (все виды, актуальные формы).
• Аудит существующих приказов — проверка наличия, реквизитов, сроков хранения.
• Восстановление утраченных приказов — помощь в оформлении дубликатов.
• Внедрение системы учёта приказов (журналы, нумерация, хранение).
• Перевод приказов в электронный вид (КЭДО).
• Полное ведение кадрового учёта — включая все приказы по личному составу.

Оставьте заявку на сайте, чтобы получить консультацию по оформлению и хранению кадровых приказов.