Ведение кадрового дела в организации: пошаговая инструкция для кадровика

Кадровое дело сотрудника — это не просто папка с документами, а зеркало того, насколько профессионально в компании выстроена работа с персоналом. Ошибки в ведении личных дел могут привести к штрафам при проверках, трудностям при увольнении сотрудников и даже к судебным спорам. Для кадровика умение правильно формировать, вести и хранить личные дела — базовая компетенция. Разбираемся, из каких этапов состоит этот процесс и какие нюансы нужно учитывать.

1. Что значит «вести кадровое дело» сотрудника

Ведение кадрового дела — это совокупность действий по созданию, оформлению, пополнению, систематизации и хранению документов, отражающих трудовую биографию работника в организации. Процесс начинается с момента приёма на работу и заканчивается только после увольнения сотрудника и передачи его дела в архив.

Что входит в ведение кадрового дела:

• Формирование личного дела при приёме на работу.
• Своевременное добавление новых документов (приказы, дополнительные соглашения, заявления, уведомления).
• Контроль за наличием всех обязательных документов.
• Внесение изменений в учётные формы (личная карточка Т-2, личный листок по учёту кадров).
• Обеспечение сохранности документов и конфиденциальности.
• Подготовка дела к передаче в архив после увольнения сотрудника.
• Уничтожение дел по истечении срока хранения (по акту).

Кто отвечает: Как правило, ведение кадровых дел возлагается на специалиста кадровой службы (инспектора по кадрам, HR-менеджера). В небольших организациях эти функции может выполнять бухгалтер, секретарь или сам руководитель. Ответственность закрепляется приказом и должностной инструкцией.

2. Пошаговая инструкция по ведению кадрового дела

Этап 1. Формирование личного дела при приёме на работу

Алгоритм действий при приёме нового сотрудника:

Шаг	Действие	Документ
1	Запросить у кандидата необходимые документы	Паспорт, трудовая книжка (или СТД-Р), СНИЛС, ИНН, документы об образовании, военный билет (при наличии)
2	Оформить и подписать трудовой договор	Трудовой договор (2 экз.), дополнительное соглашение (при необходимости)
3	Получить заявление о приёме на работу	Заявление (если это предусмотрено формой документооборота)
4	Издать приказ о приёме на работу	Приказ по форме Т-1 или Т-1а (или самостоятельно разработанный)
5	Заполнить личную карточку (форма Т-2)	Личная карточка работника
6	Внести запись в трудовую книжку (или оформить СТД-Р)	Трудовая книжка / Сведения о трудовой деятельности
7	Собрать подписи на согласие на обработку персональных данных	Согласие на обработку ПДн (обязательно!)
8	Оформить договор о материальной ответственности (если нужно)	Договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности
9	Провести вводный инструктаж по охране труда	Журнал регистрации вводного инструктажа
10	Поместить все документы в обложку личного дела	Сформированная папка с описью

Этап 2. Ведение и пополнение дела в период работы

В процессе трудовой деятельности сотрудника личное дело регулярно пополняется новыми документами:

Событие	Добавляемые документы
Перевод на другую должность	Приказ о переводе (Т-5), дополнительное соглашение к трудовому договору, запись в трудовую книжку
Изменение оклада или условий труда	Дополнительное соглашение, приказ об изменении оплаты труда
Предоставление отпуска	Заявление сотрудника (при необходимости), приказ о предоставлении отпуска (Т-6)
Направление в командировку	Приказ о направлении в командировку (Т-9), командировочное удостоверение (при необходимости)
Поощрение или награждение	Приказ о поощрении (Т-11), копия наградного документа
Дисциплинарное взыскание	Акт о нарушении, объяснительная записка, приказ о наложении взыскания
Изменение персональных данных (фамилия, адрес, паспорт)	Копии новых документов, дополнительное соглашение (при необходимости)
Очередная аттестация	Аттестационный лист, приказ об итогах аттестации

Важно: Каждый новый документ должен быть подписан уполномоченным лицом, а сотрудник — ознакомлен с ним под подпись (если это предусмотрено). Отметка об ознакомлении может быть на самом документе (например, на приказе) или в отдельном журнале.

Этап 3. Систематизация и поддержание порядка

Чтобы личное дело было удобно вести и в нём легко было ориентироваться:

• Документы располагаются в хронологическом порядке (от более ранних к более поздним).
• Внутри хронологии — по видам (сначала трудовой договор, затем приказы о приёме, затем последующие приказы и т.д.).
• Каждый документ имеет свой номер (номер приказа, номер дополнительного соглашения, регистрационный номер заявления).
• На обложке дела указывается: фамилия, имя, отчество сотрудника, табельный номер, дата заведения дела.
• Внутри дела (на первой странице) может быть внутренняя опись документов.

Внутренняя опись (пример):

№ п/п	Наименование документа	Дата документа	Номер документа	Количество листов	Примечание
1	Трудовой договор	15.01.2024	3/24	3	—
2	Приказ о приёме № 24-к	15.01.2024	24-к	1	Ознакомлен
3	Дополнительное соглашение о переводе	01.06.2024	2/24	2	—
…	…	…	…	…	…

Этап 4. Подготовка дела к архиву при увольнении

При увольнении сотрудника кадровое дело закрывается и подготавливается к передаче в архив.

Алгоритм:

1. Проверить наличие всех документов, которые должны быть в деле.
2. Добавить приказ об увольнении и заявление сотрудника (если оно было).
3. Внести запись об увольнении в личную карточку (Т-2) и в журналы учёта.
4. Сделать отметку о закрытии дела на обложке (дата увольнения, номер приказа).
5. Пронумеровать все листы дела (если они не были пронумерованы ранее).
6. Составить внутреннюю опись (или дополнить существующую).
7. Сдать дело в архив организации или на хранение (в бумажном или электронном виде).

Сроки: Кадровые дела уволенных сотрудников хранятся 75 лет (с даты увольнения).

Этап 5. Хранение и уничтожение дел (архивная работа)

• Бумажные дела хранятся в запирающихся шкафах или сейфах, в сухом помещении. Доступ посторонних лиц исключён.
• Электронные дела хранятся в защищённой системе с резервным копированием, разграничением доступа и фиксацией всех действий.
• Сроки хранения: личные карточки (Т-2), трудовые договоры, приказы о приёме и увольнении — 75 лет. Приказы об отпусках и командировках — 5 лет.
• Уничтожение дел по истечении срока хранения производится по акту с участием экспертной комиссии.

3. Особенности ведения электронных кадровых дел

В 2026 году всё больше компаний переходят на кадровый электронный документооборот (КЭДО) и ведут дела в цифровом формате.

Что меняется при переходе на электронное кадровое дело:

Аспект	Бумажное дело	Электронное дело
Носитель	Физическая папка с бумагами	Файлы и записи в защищённой системе
Подпись	Собственноручная	УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись)
Формирование дела	Подшивание в папку	Создание электронной папки (раздела) с файлами
Пополнение	Физическое добавление листов	Загрузка файлов, подписанных УКЭП
Поиск	Вручную по папкам	Автоматический по ФИО, дате, типу документа
Контроль версий	Сложно отследить	Автоматическая история изменений
Риск утраты	Пожар, залив, кража	Резервные копии, защита от физических повреждений
Расходы	Бумага, картриджи, папки, место	Подписка на сервис, выпуск УКЭП

Требования к электронным делам:

• Каждый документ (файл) должен быть подписан УКЭП.
• Система должна обеспечивать целостность и неизменность документов.
• Должен быть организован разграниченный доступ (кадровик видит всё, руководитель — подписывает, сотрудник — только свои документы).
• Обязательно резервное копирование.
• При проверке необходимо обеспечить возможность вывода на печать (по требованию ГИТ).

4. Типичные ошибки при ведении кадровых дел

Ошибка	Последствие	Как избежать
Отсутствие согласия на обработку персональных данных	Штраф до 100 000 рублей за утечку или неправомерную обработку	Получать согласие при приёме, обновлять при изменении данных
Несвоевременное внесение записей в трудовую книжку	Штраф до 50 000 рублей, проблемы при увольнении	Вносить записи в течение 5 рабочих дней с момента события
Отсутствие подписи сотрудника на приказе об ознакомлении	При споре сложно доказать, что сотрудник был ознакомлен	Фиксировать ознакомление на самом приказе или в журнале
Нет внутренней описи дела	Сложно понять, какие документы должны быть, риск утраты	Составить опись при формировании дела и дополнять её
Хранение личных дел в общем доступе	Нарушение закона о персональных данных, утечки	Хранить в сейфе или защищённой электронной системе
Исправления в документах без заверения	Могут признать недействительными	Оформлять исправления по правилам (зачёркивание, надпись, подпись)
Отсутствие электронной подписи при КЭДО	Документы не имеют юридической силы	Обеспечить всех участников УКЭП

5. Автоматизация ведения кадровых дел

Современные HR-системы позволяют автоматизировать большую часть рутинных операций:

Функция	Как автоматизация помогает
Формирование личного дела	Создание электронной папки при подписании трудового договора
Добавление документов	Приказы, допсоглашения, заявления автоматически попадают в дело
Заполнение личной карточки (Т-2)	Данные подтягиваются из анкеты и трудового договора
Контроль сроков	Напоминания о необходимости обновить документы, окончании испытательного срока
Поиск	По ФИО, табельному номеру, периоду, типу документа
Архивация	Автоматическое перемещение в архив при увольнении
Уничтожение	Напоминание о сроке уничтожения, акт уничтожения

Примеры систем: 1С:ЗУП, Битрикс24 (кадровый модуль), «Проводник.Кадры», СБИС, МойОфис и другие.

6. Ответственность за нарушения при ведении кадровых дел

Нарушение	Штраф на должностное лицо / ИП	Штраф на организацию
Отсутствие или неправильное ведение личных карточек (Т-2)	от 5 000 до 10 000 ₽	от 30 000 до 50 000 ₽
Отсутствие согласия на обработку персональных данных	до 20 000 ₽	до 100 000 ₽
Нарушение правил хранения трудовых книжек	от 5 000 до 10 000 ₽	от 30 000 до 50 000 ₽
Неознакомление сотрудника с приказом	от 10 000 до 20 000 ₽	от 50 000 до 100 000 ₽
Утрата личного дела (документов)	до 40 000 ₽	до 200 000 ₽

7. Как «Проводник» помогает в ведении кадровых дел

Компания «Проводник» предлагает полный спектр услуг в области кадрового делопроизводства.

Что входит в нашу поддержку:

• Аудит существующих личных дел — проверка правильности оформления, полноты состава, сроков хранения.
• Восстановление и систематизация дел — если документы в хаосе, мы наведём порядок.
• Разработка шаблонов и инструкций — для самостоятельного ведения.
• Ведение кадрового учёта «под ключ» — мы полностью берём на себя все процессы, включая личные дела.
• Перевод в электронный вид и внедрение КЭДО — поможем выбрать систему, настроить и обучить сотрудников.

Наши преимущества:

• Опыт с 2011 года.
• Собственные цифровые сервисы.
• Актуальное знание законодательства (2026 год).
• Конфиденциальность и надёжность.

---

Заключение

Ведение кадровых дел — это системная работа, требующая внимания к деталям, знания нормативных требований и аккуратности. Правильно организованное дело защищает компанию от штрафов, упрощает работу с персоналом и служит доказательством в трудовых спорах. А автоматизация и переход на КЭДО делают этот процесс ещё более эффективным и безопасным.

Если вы хотите передать ведение кадровых дел профессионалам или нуждаетесь в аудите и настройке системы, обращайтесь в «Проводник». Оставьте заявку на сайте, и мы предложим оптимальное решение.