Ведение воинского учёта в 2026 году: пошаговое руководство для бизнеса

Воинский учёт — это не просто «советская традиция», а прямая обязанность работодателя, за неисполнение которой предусмотрены серьёзные штрафы. В 2026 году требования к компаниям только ужесточаются, а контроль со стороны военкоматов усиливается. Разбираемся, как организовать работу без ошибок, автоматизировать рутину и не попасть под санкции.

Зачем бизнесу заниматься воинским учётом

Ведение воинского учёта (ВУ) — это обязанность всех организаций независимо от формы собственности, где трудятся граждане, пребывающие в запасе или подлежащие призыву. Основная цель — обеспечить мобилизационную готовность страны, а для бизнеса это значит:

• Законность деятельности: Наличие правильно организованного учёта — требование Федерального закона № 61-ФЗ «Об обороне» и Положения о воинском учёте (Постановление Правительства РФ № 719).
• Избежание крупных штрафов: Ответственность за нарушения в 2026 году выросла. Штрафы для должностных лиц и организаций могут достигать сотен тысяч рублей.
• Упорядочивание кадровых данных: Учёт позволяет всегда иметь под рукой актуальную информацию о сотрудниках, подлежащих призыву или мобилизации, что важно для оперативного планирования деятельности.

Кто должен вести учёт

Правила распространяются на всех работодателей. Внутри компании ответственность распределяется так:

1. Руководитель организации: Издаёт приказ о назначении ответственных лиц и выделяет необходимое оборудование (сейфы, компьютер).
2. Ответственный за ВУ: Как правило, это сотрудник кадровой службы или отдела кадрового администрирования. Если в компании работает менее 500 человек, обязанности может исполнять один специалист по совместительству.
3. Сотрудник, ведущий учёт: Непосредственно занимается документами, взаимодействует с военкоматами и вносит данные.

Важно! С 2023 года действуют правила, согласно которым все работодатели обязаны вести учёт в электронном виде, используя специальное программное обеспечение или сервисы. Это касается и обмена данными с военкоматами.

Три шага к правильной организации учёта в 2026

Процесс настройки воинского учёта в компании можно разбить на несколько этапов.

Шаг 1. Издайте приказ и подготовьте документы

Первый и самый важный шаг — организационный. Необходимо:

• Издать приказ о назначении лиц, ответственных за ведение воинского учёта, и утвердить функциональные обязанности.
• Разработать и утвердить план работы по ВУ на календарный год.
• Завести или проверить наличие обязательных журналов: книга учёта бланков справок и корешков к ним, журнал проверок и др.
• Оборудовать место для хранения документов — металлический шкаф (сейф).

Шаг 2. Соберите и проверьте сведения о сотрудниках

На каждого сотрудника, подлежащего воинскому учёту, необходимо иметь:

• Копию документа воинского учёта (военный билет, удостоверение гражданина, подлежащего призыву, справка взамен военного билета).
• Карточку учёта (форма № 10). С 2024 года рекомендовано вести её в электронном виде, но распечатанный экземпляр также должен быть в личном деле.
• Сведения о состоянии здоровья, образовании, семейном положении и месте жительства (содержатся в анкете и других кадровых документах).

При приёме на работу проверка документов воинского учёта обязательна. Важно сверить серии, номера и даты с оригиналами и заверить копии.

Шаг 3. Взаимодействуйте с военкоматом

Ведение учёта невозможно без постоянного диалога с военкоматом. В 2026 году это взаимодействие всё больше переходит в цифровую плоскость:

• Ежегодно: до 1 ноября направляйте в военкомат «Сведения о гражданах, состоящих на воинском учёте, и о гражданах, не состоящих, но обязанных состоять на воинском учёте».
• Ежемесячно: сообщайте о принятых или уволенных гражданах, подлежащих воинскому учёту (до 15 числа месяца, следующего за отчётным).
• При необходимости: направляйте запросы для сверки данных, сообщайте о перемене места жительства сотрудника, его семейном положении или образовании.
• При получении повесток: обеспечьте оповещение сотрудника и контроль его явки.

Всё чаще эти процессы автоматизируются через портал «Госуслуги» и системы электронного документооборота, что значительно ускоряет работу и снижает риск ошибок.

Как автоматизация помогает избежать ошибок

Ручное ведение воинского учёта — трудоёмкий и рискованный процесс. Человеческий фактор может привести к пропуску сроков, неверному заполнению карточек и, как следствие, к штрафам.

Использование специализированных цифровых решений, которые разрабатывает и внедряет компания «Проводник», позволяет:

• Автоматизировать заполнение форм №10 данными из личных карточек сотрудников.
• Настроить напоминания о критических датах (например, о достижении призывного возраста или обновлении документов).
• Формировать отчёты для военкомата в один клик, исключая ошибки при ручном сборе информации.
• Вести реестр военнообязанных сотрудников в безопасной цифровой среде с ограниченным доступом.

Это не просто экономия времени кадровика, а гарантия того, что ваша компания всегда готова к проверке военкомата или трудовой инспекции.

Ответственность за нарушения в 2026 году

Штрафы за нарушения в сфере воинского учёта были существенно обновлены в конце 2025 года. Сейчас они составляют:

Нарушение	Штраф на должностное лицо / ИП	Штраф на организацию
Непредставление сведений в военкомат	до 5 000 ₽	до 50 000 ₽
Неоповещение сотрудника о вызове	до 4 000 ₽	до 40 000 ₽
Непредоставление гражданину возможности явиться по повестке	до 3 000 ₽	до 30 000 ₽
Отсутствие документов воинского учёта у работодателя	до 5 000 ₽	до 50 000 ₽

Кроме того, за грубые нарушения (например, систематическое сокрытие данных) деятельность компании может быть приостановлена на срок до 90 суток.

Заключение

Ведение воинского учёта в 2026 году — это не «галку поставить», а полноценный процесс, требующий внимания и компетенций. Чтобы защитить компанию от штрафов и репутационных рисков, важно выстроить чёткую систему: от назначения ответственного до внедрения инструментов автоматизации.

Специалисты «Проводник» готовы помочь вам с настройкой всех процессов воинского учёта «под ключ», а также предложат современные цифровые сервисы, которые сделают эту работу простой и понятной. Оставьте заявку на сайте, и мы проконсультируем вас по всем вопросам.