Журнал кадрового дела: образец ведения и электронные аналоги

Журналы регистрации — неотъемлемая часть кадрового делопроизводства, обеспечивающая учёт, контроль и систематизацию кадровых документов. Без них невозможно отследить движение личных дел, трудовых договоров или приказов, а при проверках Государственной инспекции труда их отсутствие расценивается как грубое нарушение. Разбираемся, какие журналы обязательны для ведения, как правильно их оформлять и какие электронные аналоги приходят на смену бумажным.

1. Зачем нужны журналы в кадровом делопроизводстве

Журналы регистрации — это учётные документы, в которых фиксируются факты создания, получения, движения или выдачи кадровых документов. Они выполняют несколько важных функций:

• Контрольная. Позволяют отследить, какой документ, когда и кому был передан или выдан на руки.
• Учётная. Фиксируют количество созданных документов (например, трудовых договоров или приказов), что важно для архива.
• Доказательственная. При трудовом споре записи в журнале могут подтвердить факт ознакомления сотрудника с документом или получения им копии.
• Организационная. Помогают структурировать документооборот и быстро находить нужную информацию.

Обязательность журналов:

Прямого указания в Трудовом кодексе на ведение конкретных журналов нет. Однако многие журналы требуются подзаконными актами (Правила ведения и хранения трудовых книжек, Правила по охране труда и др.). На практике ни одна проверка не обходится без запроса журналов. Их отсутствие — основание для штрафа.

2. Какие журналы кадрового дела обязательны для всех организаций

Перечень журналов может незначительно варьироваться в зависимости от специфики деятельности, но существует базовый набор, обязательный для любой компании, где есть наёмные сотрудники.

Журнал	Основание	Срок хранения	Для каких организаций
Журнал учёта личных дел (кадровых дел)	Сложившаяся практика, рекомендации по делопроизводству	75 лет	Все
Журнал регистрации трудовых договоров	Рекомендован для упорядочивания учёта	75 лет	Все
Журнал регистрации приказов по личному составу	Унифицированная форма Т-13а (рекомендована)	75 лет	Все
Журнал учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них	Постановление Правительства РФ № 225 (п. 41)	Постоянно (до ликвидации)	Все
Журнал учёта бланков трудовых книжек и вкладышей	Постановление Правительства РФ № 225 (п. 41)	5 лет	Все
Журнал регистрации личных карточек (форма Т-2)	Сложившаяся практика	75 лет	Все
Журнал регистрации отпусков	Сложившаяся практика	5 лет	Все
Журнал регистрации командировок	Сложившаяся практика	5 лет	Все
Журнал выдачи справок и копий документов	Сложившаяся практика	3 года	Все
Журнал регистрации заявлений сотрудников	Сложившаяся практика	5 лет	Все

Дополнительные журналы для некоторых категорий организаций:

• Журнал регистрации инструктажей по охране труда (для всех, обязательно).
• Журнал учёта военнообязанных (форма по рекомендации военкомата).
• Журнал регистрации листков нетрудоспособности (для расчёта пособий).
• Журнал учёта результатов СОУТ (специальной оценки условий труда).

3. Образцы журналов: как правильно оформить

Рассмотрим оформление наиболее важных журналов.

3.1 Журнал учёта личных дел (кадровых дел)

Этот журнал фиксирует факт заведения личного дела на каждого сотрудника. Он позволяет контролировать, на кого заведено дело, когда и кому оно передавалось.

Примерная форма:

№ п/п	Табельный номер	ФИО сотрудника	Дата заведения дела	Отметка о выдаче дела (кому, дата)	Отметка о возврате (дата)	Дата закрытия дела (увольнение)	Примечание

Срок хранения: 75 лет.

3.2 Журнал регистрации трудовых договоров

Фиксирует все заключённые трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним.

Примерная форма:

№ п/п	Дата договора	Номер договора	ФИО сотрудника	Должность	Срок действия договора	Отметка о расторжении (основание, дата)	Примечание

Срок хранения: 75 лет.

3.3 Журнал регистрации приказов по личному составу

Унифицированная форма Т-13а содержит следующие графы:

Дата	Номер приказа	Вид приказа (приём, увольнение, перевод, отпуск, командировка)	Содержание	Основание	ФИО сотрудника	Подпись в получении (личная или через КЭДО)

Срок хранения: 75 лет для приказов о приёме, увольнении, переводе; 5 лет для приказов об отпусках, командировках (возможно вести отдельные журналы для приказов с разными сроками хранения).

3.4 Журнал учёта движения трудовых книжек и вкладышей

Обязательная форма, утверждённая Постановлением Минтруда № 69. Содержит графы:

№ п/п	Дата приёма на работу	ФИО сотрудника	Серия и номер трудовой книжки	Дата выдачи трудовой книжки на руки	Подпись сотрудника в получении	Дата увольнения	Дата получения трудовой книжки при увольнении	Подпись сотрудника

Срок хранения: постоянно (до ликвидации организации).

3.5 Журнал учёта бланков трудовых книжек и вкладышей

Фиксирует поступление и расход бланков.

Примерная форма:

Дата	Приход (количество бланков, документ поставки)	Расход (кому выдано, количество, остаток)	Подпись ответственного	Примечание

Срок хранения: 5 лет.

4. Как вести журналы: общие правила

Чтобы журналы имели юридическую силу и были приняты проверяющими органами, соблюдайте следующие правила:

1. Журнал должен быть прошит и пронумерован. Страницы нумеруются последовательно, на последней странице делается запись «В журнале пронумеровано и прошнуровано ___ страниц». Запись заверяется подписью руководителя (или ответственного лица) и печатью организации (при наличии).
2. Записи вносятся своевременно. Нельзя заполнять журнал «задним числом» или делать записи «карандашом». Все данные вносятся в день совершения операции (заключения договора, издания приказа, выдачи трудовой книжки).
3. Исправления допускаются, но строго регламентированы. Неправильная запись зачёркивается одной тонкой линией, рядом пишется правильный текст. Исправление заверяется надписью «Исправленному верить», подписью ответственного лица и датой.
4. Журналы хранятся в сейфе или запирающемся металлическом шкафу. Доступ посторонних лиц должен быть исключён.
5. Ответственность за ведение журналов закрепляется приказом. Обычно это кадровый специалист или иное уполномоченное лицо.

5. Электронные журналы: переход на цифровой учёт

В 2026 году всё больше компаний отказываются от бумажных журналов в пользу электронных аналогов. Это законно, если соблюдены определённые требования.

5.1 Законность электронных журналов

Прямого запрета на ведение журналов в электронном виде нет. Если система электронного документооборота (включая КЭДО) обеспечивает:

• фиксацию даты и времени внесения записи;
• невозможность внесения изменений задним числом;
• защиту от несанкционированного доступа;
• долговременное хранение (в соответствии со сроками, установленными для бумажных журналов);

то электронный журнал имеет ту же юридическую силу, что и бумажный. Однако при проверке ГИТ может запросить «читаемую форму» (распечатку), поэтому необходимо обеспечить возможность вывода на печать.

5.2 Где вести электронные журналы

Вариант	Описание	Плюсы	Минусы
Excel / Google Таблицы	Самодельные таблицы с макросами для нумерации	Бесплатно, просто	Нет защиты от изменений, неудобно при больших объёмах
Специализированные HR-программы	Встроенный модуль «Журналы» (1С, Битрикс24, МойОфис и др.)	Автоматизация, защита, интеграция с кадровыми данными	Требует затрат на ПО
Системы КЭДО	Электронные журналы как часть документооборота	Единая среда, юридическая значимость, защита	Требует внедрения
Облачные сервисы учёта	Специализированные онлайн-платформы для кадров (Проводник.Кадры и др.)	Доступны с любого устройства, автоматическое резервирование	Ежемесячная плата

5.3 Преимущества электронных журналов

• Автоматизация заполнения. Многие данные (ФИО, даты, номера приказов) подтягиваются из кадровой базы.
• Быстрый поиск. Найти запись за 2023 год по ФИО сотрудника можно за секунды.
• Не требуется физическое место для хранения. Архив не занимает шкафы.
• Защита от потери. Автоматическое резервное копирование.
• Контроль доступа. Можно настроить, кто видит журнал, а кто может вносить изменения.

5.4 Особенности перехода на электронные журналы

1. Закрепите переход в локальном нормативном акте (например, в положении о КЭДО или в приказе о переходе на электронный документооборот).
2. Обеспечьте возможность вывода на печать. При проверке ГИТ может потребовать бумажную версию.
3. Настроите автоматическое резервное копирование. Электронный архив должен быть защищён от потери.
4. Перенесите данные из бумажных журналов (можно не переносить всё, но для удобства лучше оцифровать).

6. Типичные ошибки при ведении журналов

Ошибка	Последствие	Как избежать
Отсутствие журнала	Штраф до 50 000 рублей при проверке	Изучить перечень обязательных журналов и завести недостающие
Не прошит и не пронумерован	Могут признать недействительным	Сразу после заведения прошить и пронумеровать
Записи не заверены подписью	Невозможно определить ответственное лицо	Заверять каждую запись или итоговое количество страниц
Исправления без заверения	Сомнения в достоверности	Оформлять исправления по правилам (зачёркивание, надпись «Исправленному верить», подпись)
Отсутствие переноса записей при смене ответственного	Утеря данных	При смене ответственного составлять акт приёма-передачи журнала
Электронный журнал без защиты	Риск изменения записей задним числом	Использовать системы с фиксацией даты и времени

7. Ответственность за отсутствие журналов

Штрафы за отсутствие обязательных журналов устанавливаются статьями КоАП РФ:

Нарушение	Штраф на должностное лицо / ИП	Штраф на организацию
Отсутствие журнала учёта движения трудовых книжек	от 5 000 до 10 000 ₽	от 30 000 до 50 000 ₽
Отсутствие журнала регистрации приказов	от 5 000 до 10 000 ₽	от 30 000 до 50 000 ₽
Отсутствие журнала инструктажей по охране труда	от 10 000 до 20 000 ₽	от 50 000 до 80 000 ₽
Иные нарушения (нет журнала учёта личных дел, трудовых договоров и др.)	от 3 000 до 5 000 ₽	от 30 000 до 50 000 ₽

Кроме того, в ходе проверки могут быть выявлены другие нарушения (неправильное ведение, отсутствие подписей, исправления), что увеличивает итоговую сумму штрафа.

8. Как «Проводник» помогает с ведением журналов кадрового дела

Компания «Проводник» предлагает комплексную поддержку в организации кадрового учёта, включая журналы.

Что входит в наши услуги:

• Аудит существующих журналов — проверяем правильность оформления, наличие обязательных реквизитов, соответствие срокам хранения.
• Разработка и внедрение шаблонов — предоставляем готовые формы журналов (как бумажных, так и электронных).
• Перевод журналов в электронный вид — помогаем выбрать систему, настроить автоматизацию, перенести данные.
• Обучение персонала — проводим инструктаж по ведению журналов, разъясняем правила заполнения и хранения.
• Полное ведение кадрового учёта — берём на себя все процессы, включая журналы, чтобы вы могли сосредоточиться на бизнесе.

Наши преимущества:

• Опыт с 2011 года (работаем в сфере кадров и делопроизводства).
• Собственные цифровые сервисы для автоматизации учёта.
• Актуальные знания законодательства (2026 год).
• Индивидуальный подход под размер и специфику вашего бизнеса.

---

Заключение

Журналы кадрового дела — незаменимый инструмент для учёта и контроля кадровых документов. Их правильное ведение защищает компанию от штрафов, помогает систематизировать документооборот и упрощает работу с архивом. Бумажные журналы постепенно уступают место электронным аналогам, которые удобнее, безопаснее и экономичнее.

Переход на электронные журналы и КЭДО — закономерный этап развития кадрового делопроизводства. Компания «Проводник» готова стать вашим проводником в этом процессе. Оставьте заявку на нашем сайте, чтобы получить консультацию.